Como escolher o primeiro processo a digitalizar

A pergunta mais comum que nos fazem não é "que ferramenta devo comprar". É "por onde começo". E a resposta importa mais do que parece: o primeiro processo que digitaliza determina se a equipa passa a acreditar no projeto ou se o vê como mais uma iniciativa que complicou a vida a toda a gente.

Os três critérios

Volume alto, exceções poucas. Procure trabalho que se repete muitas vezes da mesma maneira. Um processo que acontece 400 vezes por mês com três variações é candidato ideal. Um que acontece 15 vezes por mês e nunca da mesma forma vai consumir todo o orçamento a tratar casos especiais.

Dor visível para quem executa. Se as pessoas que fazem o trabalho todos os dias não sentem o problema, não vão adotar a solução. Pergunte diretamente: qual é a tarefa que mais vos irrita? A resposta costuma ser certeira.

Resultado mensurável em semanas. Escolha algo onde consiga dizer, dois meses depois, "antes demorava X horas por mês, agora demora Y". Sem esse número, a segunda fase do projeto vai ter de ser defendida com opiniões.

O erro clássico

Muitas empresas começam pelo processo mais importante — normalmente o ciclo comercial completo ou a gestão de produção. É compreensível e quase sempre errado. Esses processos são os mais complexos, os mais políticos e os que envolvem mais pessoas. Falhar aí custa credibilidade que depois falta para tudo o resto.

Comece pelo processo administrativo aborrecido que ninguém defende: aprovações de despesa, receção de faturas, registo de horas. São menos glamorosos e é exatamente por isso que funcionam bem como primeiro passo.

Como medir antes de mudar

Antes de implementar seja o que for, meça durante duas semanas. Quantas vezes acontece, quanto tempo demora cada vez, quantas pessoas toca, quantos erros gera. Esse registo simples é o que lhe permite provar o retorno mais tarde — e é a parte que quase toda a gente salta.