Automatizar um processo mau só torna o erro mais rápido

Há uma tentação forte, quando se descobre uma ferramenta de automação, de apontar para o processo mais pesado da empresa e automatizá-lo tal como está. É rápido, é visível e é quase sempre desperdício.

Primeiro, elimine

A pergunta anterior a "como automatizamos isto?" é "porque é que isto existe?". Em quase todas as PMEs onde entramos há passos que sobrevivem por inércia: um relatório que ninguém lê há dois anos, uma validação dupla criada depois de um erro que aconteceu uma vez em 2019, uma cópia de segurança manual de dados que já são copiados automaticamente.

Automatizar esses passos significa pagar para os manter para sempre.

Depois, simplifique

Um processo com sete aprovações não fica bom por ter sete aprovações automáticas. Fica bom quando alguém decide que três chegam. A tecnologia não resolve problemas de desenho — amplifica-os.

Só então, automatize

Quando o processo está reduzido ao essencial, a automação torna-se simples e barata. E, mais importante, torna-se estável: menos passos significa menos pontos de falha e menos manutenção ao longo do tempo.

Um teste prático

Desenhe o processo atual num quadro, com todos os passos. Depois marque cada passo com uma de três letras: E (elimina), S (simplifica) ou A (automatiza). Se mais de metade dos passos ficar com A logo à primeira, provavelmente não olhou com olhos críticos suficientes.