Serviço 01
Digitalização de processos
Pegamos num circuito que hoje vive em papel, Excel e email e transformamo-lo num processo digital: com dados estruturados, responsáveis definidos, histórico e prazos visíveis.
Serviços
Reconhece algum destes?
- Documentos assinados em papel, digitalizados e depois guardados numa pasta que ninguém consegue pesquisar.
- Pedidos internos feitos por email, sem saber quem já aprovou o quê.
- Folhas de Excel com versões diferentes em três computadores.
- Registos preenchidos à mão no terreno e passados a computador ao fim do dia.
- Prazos legais cumpridos à pressa porque a informação está espalhada.
O que implementamos
Escolhemos as ferramentas em função do seu contexto e do que já paga hoje. Não vendemos licenças que não precise.
Gestão documental e arquivo digital
Estrutura de pastas, nomenclatura, permissões, versionamento e pesquisa por conteúdo. Documentos encontrados em segundos, com histórico de quem alterou o quê.
Entregáveis
- Mapa documental por área
- Migração e organização do arquivo existente
- Política de retenção e acessos
Fluxos de aprovação
Pedidos de compra, despesas, férias, adjudicações e alterações contratuais com circuito definido, alertas e registo de decisões.
Entregáveis
- Desenho do circuito de aprovação
- Implementação com notificações
- Painel de pendentes por responsável
Assinatura digital
Contratos, propostas e documentos internos assinados digitalmente com valor legal, sem imprimir nem digitalizar.
Entregáveis
- Escolha da solução adequada ao risco
- Modelos de documento prontos
- Formação às equipas comercial e administrativa
Formulários e recolha de dados
Registos de obra, checklists de manutenção, inspeções e relatórios de visita preenchidos no telemóvel, com fotografia e localização, a entrar direto nos sistemas.
Entregáveis
- Formulários móveis desenhados convosco
- Funcionamento offline quando necessário
- Integração com o ERP ou base de dados
Faturação eletrónica e conformidade
Emissão, receção e arquivo de faturas eletrónicas, SAF-T e obrigações associadas, com processo estável em vez de correria no fim do mês.
Entregáveis
- Diagnóstico de conformidade
- Automatização da emissão e do arquivo
- Checklist de obrigações por prazo
O que muda na prática
Segundos
para encontrar qualquer documento
100%
das aprovações com registo e data
Zero
passagens manuais de papel para sistema
Auditoria
preparada sem semanas de trabalho extra
Como trabalhamos
Um processo previsível, do diagnóstico ao resultado medido.
Trabalhamos em ciclos curtos. Cada fase tem entregáveis concretos e uma decisão clara no fim — pode parar em qualquer ponto.
Perguntas frequentes
Temos anos de arquivo em papel. É preciso digitalizar tudo?
Não. Normalmente digitalizamos o que ainda está ativo e o que tem obrigação legal de conservação, e definimos uma regra clara para o histórico. Digitalizar tudo é caro e raramente compensa.
A assinatura digital tem valor legal em Portugal?
Sim, ao abrigo do regulamento eIDAS. Existem vários níveis de assinatura e o nível adequado depende do tipo de documento e do risco associado. Ajudamos a escolher o nível certo para cada caso, sem sobrecustos desnecessários.
Podemos usar as ferramentas Microsoft 365 que já pagamos?
Frequentemente sim, e é a nossa primeira opção quando faz sentido. Muitas PMEs pagam licenças com capacidades que nunca chegaram a ser configuradas.
Vamos olhar para um processo seu.
Escolha o processo que mais dores lhe dá. Numa conversa de 30 minutos dizemos-lhe o que é possível automatizar, o esforço envolvido e o retorno esperado.